Yhteinen tavoite ei ole sama kuin yhteinen ymmärrys suunnasta

Johto on kertonut henkilöstöpäivillä tavoitteen yrityksen toiminnalle. Työyhteisön viikkopalaverissa on käyty läpi omaan yksikköön kohdistuvat odotukset ja tavoitteet.

Tavoitteet ja tulevaisuus on ehkä kirjattu strategiaan, toimintasuunnitelmaan, kehittämissuunnitelmaan tai tiimin tavoitteisiin. Sitä on käsitelty palavereissa ja ehkä avattu useammassakin yhteydessä. Silti arjessa näkyy, että ihmiset eivät toimi samaan suuntaan eikä tavoite näy välttämättä arjen työssä. Vaikka tavoite vaihtuu ja tarkentuu, toiminta säilyy samana.

Tällöin ensimmäinen tulkinta voi olla, että tavoitetta ei ole ymmärretty. Tai että ihmiset eivät sitoudu siihen. Joskus voidaan ajatella, että tavoite pitää vain viestiä selkeämmin tai toistaa vielä kerran.

Monikanavainen ja usein toistuva viestintä auttaa kyllä, mutta yleensä kyse ei ole siitä, ettei tavoitetta olisi kuultu. Kyse voi olla siitä, että sama tavoite tarkoittaa eri ihmisille eri asioita. Yhteinen ymmärrys työyhteisössä ei synny siitä, että tavoite kerrotaan. Se syntyy vasta, kun ihmiset voivat yhdessä hahmottaa, mitä tavoite tarkoittaa heidän omassa työssään, vastuissaan ja arjen valinnoissaan. Ja siitä, että tavoite tuntuu oman työn kautta merkitykselliseltä.

Yksi kuulee tavoitteessa tehokkuuden lisäämisen. Toinen kuulee samassa tavoitteessa laadun parantamisen. Kolmas kuulee lisää työtä jo valmiiksi kuormittuneeseen arkeen. Neljäs miettii, mitä tavoite tarkoittaa asiakkaille. Viides pohtii, muuttuuko työyhteisön vastuut, roolit tai työnjako.

Kaikille kerrotaan siis sama tavoite, mutta he eivät välttämättä tulkitse sitä samalla tavalla.

Tämä on työyhteisön kehittämisessä olennainen kohta. Tavoite voi olla paperilla selkeä ja silti arjessa epäselvä. Kuinka moni johtaja onkaan ihmetellyt, että miten tämä tavoite voi muka vielä olla henkilöstölle epäselvä?

Tavoite voi olla johdolle looginen, mutta työntekijälle etäinen ja vieras. Se voi olla esihenkilölle tärkeä, mutta tiimille irrallinen. Se voi olla organisaation näkökulmasta perusteltu, mutta yksittäisen työntekijän näkökulmasta vaikea kytkeä omaan perustehtävään.

Silloin ongelma ei ole välttämättä vastustus ja muutosvastaisuus. Yhteinen ymmärrys tavoitteista ei ole vielä syntynyt.

Työyhteisössä puhutaan usein tavoitteista, mutta vähemmän siitä, miten ne liittyvät perustehtävään tai jopa muuttavat sitä.

Perustehtävä vastaa kysymykseen: miksi olemme olemassa ja mitä meidän pitäisi yhdessä saada aikaan? Jos tämä ei ole arjessa riittävän yhteisesti ymmärretty, tavoitteet voivat jäädä irrallisiksi ja toteutumattomiksi.

Tavoite voi sanoa, että toimintaa kehitetään asiakaslähtöisemmäksi. Mutta mitä se tarkoittaa käytännössä? Nopeampaa palvelua? Enemmän kohtaamista? Selkeämpiä prosesseja? Vähemmän häiriöitä? Parempaa työnjakoa? Uusia toimintatapoja?

Jos näitä ei käsitellä yhdessä, jokainen alkaa toteuttaa tavoitetta omasta tulkinnastaan käsin. Silloin ihmiset voivat tehdä paljon töitä saman tavoitteen eteen, mutta eri suuntiin.

Tästä syntyy helposti turhautumista.

Johto voi ihmetellä, miksi tavoite ei näy arjessa. Esihenkilö voi joutua toistamaan samoja asioita. Työntekijät voivat kokea, että tavoite lisää painetta mutta ei selkeytä työtä. Kehittäminen voi näyttää hitaalta, vaikka taustalla onkin epäselvä yhteys tavoitteen ja perustehtävän välillä.

Hyväkään tavoite ei automaattisesti muuta arkea.

Se alkaa ohjata toimintaa vasta, kun ihmiset ymmärtävät, mitä se tarkoittaa käytännön valinnoissa. Mistä luovutaan? Mitä vahvistetaan? Mitä tehdään toisin? Kenen vastuu muuttuu? Miten onnistumista arvioidaan? Miten tavoite näkyy asiakkaalle, tiimille ja yksittäiselle työntekijälle?

Jos näihin kysymyksiin ei ole yhteistä vastausta, tavoite jää helposti yleiseksi suunnaksi. Se voi kuulostaa hyvältä, mutta ei auta arjen päätöksissä. Silloin työyhteisössä voidaan olla periaatteessa samaa mieltä ja silti toimia eri tavoin.

Tämä on yksi niistä kohdista, joissa ulkopuolinen tilannekuva voi olla hyödyllinen. Ei siksi, että joku tulisi kertomaan työyhteisölle, mikä tavoitteen pitäisi olla. Vaan siksi, että näkyväksi tulee se, miten tavoite tällä hetkellä ymmärretään eri puolilla työyhteisöä.

Työyhteisössä voi näyttää siltä, että ihmiset vastustavat yhteistä tavoitetta. Tarkemmin katsottuna he eivät välttämättä vastusta tavoitetta itseään, vaan sitä merkitystä, jonka he ovat sille antaneet.

Jos tavoite kuulostaa työntekijälle lisätyöltä, epäselviltä odotuksilta tai aiempien kokemusten toistolta, hän suhtautuu siihen eri tavalla kuin ihminen, joka näkee tavoitteen työn selkeytymisenä tai asiakkaan palvelun parantumisena.

Siksi yhteinen ymmärrys työyhteisössä vaatii muutakin kuin tavoitteen kertomista. Se vaatii tilaa sille, että erilaiset tulkinnat tulevat näkyviksi ennen kuin niistä tulee vastarintaa, turhautumista tai hiljaista vetäytymistä.

Tämä on usein kohta, jossa kehittäminen alkaa oikeasti edetä. Kaikki eivät välttämättä ole edelleenkään samaa mieltä, mutta työyhteisö alkaa ymmärtää, mistä eri näkökulmat ja arjen valinnat syntyvät.

Muutosvoima™ auttaa tarkastelemaan, ovatko työyhteisön tavoitteet, perustehtävä ja odotukset oikeasti yhteisesti ymmärrettyjä.

Se ei jää kysymään vain, onko tavoite kerrottu. Olennaisempaa on kysyä:

Ymmärretäänkö tavoite samalla tavalla eri rooleissa?
Tiedetäänkö, miten tavoite liittyy perustehtävään?
Onko ihmisillä yhteinen käsitys siitä, mitä muutoksia tavoitteen saavuttaminen edellyttää arjessa?
Ovatko vastuut ja odotukset riittävän selkeitä?
Onko työyhteisössä tilaa sanoittaa erilaisia tulkintoja ennen kuin niistä tulee ristiriitoja?

Kun nämä asiat tehdään näkyviksi, kehittäminen ei perustu oletukseen siitä, että kaikki ymmärtävät tavoitteen samalla tavalla. Silloin voidaan nähdä, missä yhteinen suunta on jo vahva ja missä tarvitaan vielä tarkentamista.

Vaikka strateginen tavoite on tärkeä, on yhteinen ymmärrys tavoitteista vähintään yhtä tärkeä. Ilman yhteistä ymmärrystä hyväkin tavoite voi jäädä puheeksi, suunnitelmaksi tai irralliseksi kehittämistoimeksi.

👤 Olen Kristina Lamberg – työyhteisöjen ja esihenkilötyön kehittäjä

Työnohjaajana ja johtamisen sparraajana autan esihenkilöitä ja työyhteisöjä jäsentämään ristiriitoja, selkeyttämään suuntaa ja rakentamaan toimivaa yhteistyötä.

Tilaa Ajattelunpaikka- uutiskirje ja saat maksuttoman oppaan:
”Mihin kannattaa käyttää energiaa? – 5 kysymystä tilanteisiin, joissa mikään ei tunnu muuttuvan.”