Projekti ei kaadu työn määrään – vaan rakenteen puutteeseen

Yritysten projekteissa epäonnistumiset harvoin johtuvat osaamisen puutteesta. Yleisin syy on tämä: projektilla ei ole selkeää johtajaa, vaan joku johtaa ja organisoi isojakin projekteja oman työnsä ohessa pienellä allokaatiolla.

Vaihtoehtoisesti projektin vetovastuu on jaettu monelle osaajalle, jolloin aikataulut venyvät, roolit hämärtyvät ja päätöksiä tehdään liian myöhään. Tästä syystä yhä useampi yritys valitsee ratkaisuksi ulkoisen projektipäällikön.

Ulkopuolinen vetäjä tuo projektiin rakennetta, selkeyttä ja neutraalin näkökulman – ilman sisäisiä painolasteja tai kiirettä muiden töiden ohessa.

Ulkoinen projektipäällikkö johtaa projektin alusta loppuun. Tyypillisesti tämä sisältää:

• tavoitteiden ja laajuuden selkeyttäminen
• aikataulujen ja resurssien suunnittelu
• riskien tunnistaminen ja hallinta
• päätösten valmistelu ja dokumentointi
• ohjausryhmäyhteistyö
• tiimin sparraus ja esteiden poistaminen

Toisin kuin sisäinen projektivetäjä, ulkopuolinen asiantuntija keskittyy 100 % projektiin. Ei muihin työtehtäviin, palavereihin tai organisaation sisäisiin rutiineihin.

1. Neutraali ja riippumaton näkökulma

Ulkopuolinen ei ole sidottu prosesseihin, titteleihin tai organisaatiopolitiikkaan.
Hän pystyy kysymään suoremmin, haastamaan rakenteita ja tekemään vaikeitakin päätöksiä projektin hyväksi.

2. Selkeä projektirakenne

Suurin osa projektien kompastuksista johtuu puutteellisesta rakenteesta: epäselvät tehtävät, vastuut tai päätöspolut.
Ammattimainen projektinhallinta tuo ennakoitavuutta ja läpinäkyvyyttä.

3. Aikataulut pitävät

Ulkoinen projektipäällikkö johtaa työtä ammatikseen. Tällöin projektit pysyvät raiteillaan silloinkin, kun muun organisaation arki kiirehtii ympärillä.

4. Yritys säästää aikaa ja rahaa

Laadukkaasti johdettu projekti maksaa itsensä takaisin vähentyneinä virheinä, nopeampana etenemisenä ja selkeämpinä tuloksina.

Kaikki projektit eivät vaadi kokoaikaista johtajaa. Toiselta yritykseltä ostettavat projektipäällikköpalvelut voidaan mitoittaa aina juuri tarpeeseen:

• muutama tunti viikossa
• osaprojekteihin oman projektipäällikön tueksi
• täysipäiväisesti kriittisen projektin ajaksi
• väliaikaisena täyttönä henkilöstövajeeseen

Tämä tekee palvelusta kustannustehokkaan – erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille.

Kun projekti on luotettavissa käsissä, johto voi keskittyä strategiaan, liiketoiminnan kehittämiseen ja henkilöstön johtamiseen.
Samalla projektitiimi saa selkeät tavoitteet, nopean päätöksenteon ja turvallisen ympäristön onnistua. Hyvä ulkoinen projektipäällikkö ei vain johda, hän myös sparraa, kuuntelee ja rakentaa yhteistyötä.

Ulkoinen projektipäällikkö on tehokas tapa varmistaa tärkeiden projektien onnistuminen muuttuvissa tilanteissa. Aina organisaatiossa ei ole mahdollista irroittaa omia osaajia projekteja johtamaan tai omien osaajien kädet ovat jo täynnä työtä. Ulkopuolisen projektipäällikön avulla projekti saa kiireessäkin selkeän rakenteen, johdonmukaisen etenemisen ja riippumattoman vetäjän, tulokset syntyvät luonnollisesti.

Hyvin johdettu projekti on yrityksen kilpailuetu ja suuri helpotus arjessa.