Miksi työyhteisöjen kehittäminen ei etene, vaikka kaikki tietää mitä pitäisi tehdä?

Monessa työyhteisössä tiedetään hyvin, mitä pitäisi kehittää.

Asiat ovat olleet pitkään esillä palavereissa. Ne löytyvät toimintasuunnitelmista, kehittämissuunnitelmista ja muistioista. Niiden ympärille on voitu järjestää kyselyitä, työpajoja, kehittämispäiviä tai valmennuksia. Silti arki ei muutu. Tai muutos näkyy hetken ja hiipuu sen jälkeen takaisin vanhoihin toimintatapoihin.

Tällaisessa tilanteessa on inhimillistä ajatella, että ihmiset vastustavat muutosta. Tai että työyhteisöstä puuttuu motivaatio. Joskus mieleen voi tulla myös ajatus siitä, että kyse on asenneongelmasta. Joskus nämä ajatukset voivat olla osittain totta. Työyhteisön kehittämisen pysähtymiseen voi liittyä myös osaamisen, motivaation, johtamisen tai sitoutumisen haasteita.

Mutta harvoin työyhteisöjen kehittämisen jumiutuminen johtuu vain yksittäisistä ihmisistä tai heidän asenteistaan. Usein kyse on siitä, että työyhteisössä ei ole riittävän yhteistä tilannekuvaa.

Johto voi puhua strategiasta, tavoitteista ja vaikuttavuudesta. Esihenkilö voi puhua arjen sujuvuudesta, vastuista ja asiakaslähtöisyydestä. Työntekijät voivat puhua kuormituksesta, työn hallinnasta ja siitä, mitä arjessa oikeasti ehtii tehdä. Kehittäjät voivat puhua prosesseista, toimintamalleista ja muutoksen etenemisestä. Kaikki puhuvat siis tärkeistä asioista. Mutta eivät välttämättä samasta asiasta.

Silloin ongelma ei ole aina se, ettei viesti kulje. Eikä sekään, että sama asia pitäisi vain sanoa useammin. Ongelma voi olla siinä, ettei työyhteisössä ole yhteistä käsitystä siitä, mitä ollaan muuttamassa, miksi muutos on tarpeellinen ja miten se liittyy eri ihmisten työhön. Ilman yhteistä ymmärrystä kehittämisestä tulee helposti sarja irrallisia toimenpiteitä.

Työyhteisöjen kehittämisessä on ymmärrettävä riski: tilanteeseen lähdetään hakemaan ratkaisua liian nopeasti. Järjestetään työpaja, vaikka ensin pitäisi ymmärtää, mistä jumi johtuu. Käynnistetään valmennus, vaikka ongelma on epäselvissä vastuissa tai rakenteissa. Lisätään viestintää, vaikka varsinainen haaste on luottamuksessa tai yhteisessä käsittelyssä. Tai unohdetaan viestintä kokonaan, koska oletetaan asioiden olevan kaikille jo selviä. Näissä tilanteissa kehittämisen keinot voivat olla sinänsä hyviä. Ne eivät vain osu oikeaan kohtaan.

⛔Jos ongelma on epäselvä perustehtävä, yksittäinen kehittämispäivä ei välttämättä muuta arkea.
⛔Jos ongelma on kuormituksessa, uusi toimintamalli voi lisätä painetta.
⛔Jos ongelma on luottamuksessa, lisää viestintää ei vielä tarkoita parempaa yhteistä ymmärrystä.
⛔Jos ongelma on epäselvässä työnjaossa, motivointipuhe ei ratkaise käytännön vastuukysymyksiä.

Siksi työyhteisön kehittämisessä kannattaa pysähtyä ennen ratkaisujen valintaa.

Kun kehittäminen ei etene, kannattaa kysyä ainakin nämä kysymykset:

• Onko tavoite kaikille riittävän selvä?
• Ymmärretäänkö perustehtävä ja muutoksen toivottu lopputulos samalla tavalla?
• Vastaako olemassa oleva osaaminen tulevaisuudessa vaadittua osaamista?
• Ovatko vastuut ja päätöksenteko selkeitä?
• Kulkeeko tieto oikeille ihmisille oikeaan aikaan?
• Onko työyhteisössä turvallista puhua huolista, kuormituksesta ja ristiriidoista?
• Tukevatko työn rakenteet sitä muutosta, jota ihmisiltä odotetaan?
• Onko ongelma yksittäisessä toimintatavassa vai laajemmassa systeemissä?

Näihin kysymyksiin ei aina saada vastausta yhdessä palaverissa. Usein tarvitaan jäsenneltyä pysähtymistä, jossa eri näkökulmat tehdään näkyviksi.

Tässä on Muutosvoiman™ lähtökohta.

Ennen kuin työyhteisöä lähdetään korjaamaan, pitää ymmärtää, mitä oikeastaan ollaan korjaamassa.

Onko kyse tavoitteiden epäselvyydestä? Puuttuuko yhteinen ymmärrys perustehtävästä? Eikö tieto kulje? Onko työyhteisössä vaikea puhua huolista ja kuormituksesta? Ovatko vastuut epäselviä? Vai onko kyse systeemisemmästä tilanteesta, jossa työn eri osat vaikuttavat toisiinsa tavalla, jota ei ole pysähdytty tarkastelemaan?

Kehittäminen ei pysähdy aina siksi, että ihmiset eivät halua muutosta. Joskus se pysähtyy siksi, että yritämme ratkaista väärää ongelmaa. Tai siksi, että kiirehdimme ratkaisuihin ennen kuin olemme muodostaneet riittävän yhteisen tilannekuvan.

Siksi ensimmäinen askel ei ole aina uusi toimintamalli, koulutus tai kehittämispäivä. Ensimmäinen askel voi olla yhteisen tilannekuvan muodostaminen.

Kun ymmärretään paremmin, mistä työyhteisön tilanne johtuu, voidaan valita myös järkevämpi seuraava askel. Joskus se on rakenteiden selkeyttäminen. Joskus yhteisen keskustelun vahvistaminen. Joskus johtamisen tuki. Joskus toimintatapojen kokeilu pienin askelin. Ja joskus tärkein havainto on se, ettei ongelma olekaan siellä, missä sen aluksi oletettiin olevan.

1. Miksi työyhteisön kehittäminen ei etene?
   Työyhteisön kehittäminen voi pysähtyä, jos ongelmaa ei ole ymmärretty samalla tavalla. Kyse ei aina ole muutosvastarinnasta, vaan esimerkiksi epäselvistä tavoitteista, vastuista, tiedonkulusta, kuormituksesta, osaamisesta, luottamuksesta tai työn rakenteista.
   
2. Onko kehittämisen pysähtyminen aina muutosvastarintaa?
   Ei. Muutosvastarinta voi olla osa tilannetta, mutta se ei yleensä yksin selitä kehittämisen pysähtymistä. Ennen tällaista tulkintaa kannattaa selvittää, ymmärtävätkö ihmiset muutoksen tavoitteen, merkityksen ja vaikutukset omaan työhönsä.
   
3. Mikä auttaa, kun työyhteisön kehittäminen ei etene?
   Ensimmäinen askel on yhteisen tilannekuvan muodostaminen. Kun ymmärretään, mistä tilanne oikeasti johtuu, voidaan valita oikea seuraava toimenpide: rakenteiden selkeyttäminen, vuorovaikutuksen vahvistaminen, johtamisen tuki, työnjaon tarkentaminen tai pienet kokeilut arjessa.

👤 Olen Kristina Lamberg – työyhteisöjen ja esihenkilötyön kehittäjä

Työnohjaajana ja johtamisen sparraajana autan esihenkilöitä ja työyhteisöjä jäsentämään ristiriitoja, selkeyttämään suuntaa ja rakentamaan toimivaa yhteistyötä.

Tilaa Ajattelunpaikka- uutiskirje ja saat maksuttoman oppaan:
”Mihin kannattaa käyttää energiaa? – 5 kysymystä tilanteisiin, joissa mikään ei tunnu muuttuvan.”